Manajemen pengetahuan atau knowledge management merupakan serangkaian kegiatan yang mengkaitkan antara belajar, perubahan, dan inovasi. Manajemen pengetahuan mengolah pengetahuan individual dan kelompok yang berupa tacit menjadi pengetahuan yang bersifat eksplisit sehingga bisa disebarluaskan dan ditiru.
Awalnya, manajemen pengetahuan merupakan bagian dari aktivitas penelitian dan pengembangan (litbang) di organisasi. Akibat dukungan teknologi informasi yang memungkinkan kegiatan perekaman dalam bentuk teks, tulisan, gambar, suara, dan gambar bergerak secara mudah muncullah istilah manajemen pengetahuan. Namun, teknologi informasi bukanlah akar dari manajemen pengetahuan. Manajemen pengetahuan muncul akibat banyak kalangan melakukan inovasi melalui jalan pengelolaan pengetahuan.
Sesuai dengan penjelasan di atas maka fokus utama yang diurusi oleh manajemen pengetahuan selalu berkaitan dengan perubahan dan inovasi yang bertolak dari pengembangan sumber daya manusia. Manajemen pengetahuan mengkaji bagaimana manusia berkembang, berinovasi, dan dikelola untuk keperluan organisasi. Dasar keilmuan yang harus dimiliki oleh pegiat manajemen pengetahuan adalah pengelolaan dokumen dan pemanfaatan teknologi, seperti teknologi informasi atau perpustakaan. Manajemen pengetahuan sendiri adalah buah perkawinan antara teknologi informasi dan perpustakaan yang menempatkan pengelolaan dokumen dan perilaku belajar sebagai suatu proses yang tidak bisa dipisahkan.
Prinsip-prinsip manajemen pengetahuan
Seperti telah ditulis pada paragraf pertama, manajemen pengetahuan berkutat pada urusan pengelolaan pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit. Menurut Pendit (2010) pengetahuan tacit (tacit knowledge) merupakan pengetahuan yang bersifat tak terlihat, tak bisa diraba, kecuali disampaikan (eksplisit). Jenis pengetahuan tacit dapat dibedakan menjadi dua:
1. Tacit yang ada di dalam masing-masing orang, pribadi-pribadi, bersifat unik, tidak tertulis, tapi diketahui, dan
2. Tacit yang ada di dalam sekelompok orang, yaitu pengetahuan yang dimiliki bersama oleh sekelompok orang namun sifatnya masih tidak terlihat dan ada di dalam pikiran kelompok itu.
Ilustrasi yang tepat untuk menjelaskan pengetahuan tacit adalah bermain sepak bola. Antarpemain dapat mengoper bola secara refleks tanpa komunikasi yang bisa dilihat bentuknya. Tindakan ini dapat dilakukan sebab di antara para pemain ada pengetahuan yang sifatnya tidak tertulis. Masyarakat Indonesia kaya akan pengetahuan semacam ini, biasanya disebut kepercayaan (trust) dan menandai (titen). Saling percaya dan solider menjadi bagian dari pengetahuan. Bohong, bila ada yang berpendapat pengetahuan tidak ada hubungannya dengan solidaritas dan norma-norma. Sekarang makin terbukti hubungan itu ada.
Pengetahuan eksplisit tercipta apabila pengetahuan yang sifatnya tacit itu dikeluarkan, ditulis, dan direkam, sehingga sifatnya menjadi eksplisit. Bentuk pengetahuan eksplisit ini bisa berupa (1) bentuk eksplisit yang dimiliki secara pribadi. Biasanya dalam bentuk catatan, buku harian, alamat teman, fotokopi dan segala bentuk eksplisit yang disimpan perorangan secara pribadi, (2) bentuk eksplisit yang dipakai bersama-sama oleh sekelompok orang dalam bentuk tulisan tangan sampai internet. Dengan kata lain pengetahuan eksplisit yang dibagikan (sharing) agar dapat diakses oleh banyak pihak.
Kegiatan manajemen pengetahuan adalah mengelola seluruh kegiatan yang berhubungan dengan proses perubahan dari tacit pribadi menjadi tacit milik bersama, dari tacit milik bersama jadi eksplisit, dari eksplisit jadi tersimpan. Semua proses-proses ini berlaku dalam proses kerja, kehidupan, gerakan sosial, politik, kebudayaan, dan lain-lain. Secara awam tidak ada perbedaan yang jelas antara manajemen pengetahuan dengan manajemen informasi, kecuali manajemen pengetahuan melakukan itu semua dalam konteks inovasi, perubahan, dan dokumentasi.
Formula S-E-K-I
Kegiatan manajemen pengetahuan dapat dirumuskan dalam formula S-E-K-I, yaitu Sosialisasi, Eksternalisasi, Koneksi, dan Internalisasi. Proses SEKI dapat dilihat dalam bentuk-bentuk berbagi pengetahuan, seperti diskusi, dialog, chatting atau milis (mailing list). Apa yang dibicarakan dan didiskusikan dalam kegiatan itu bukan untuk disimpan tapi untuk dipertukarkan. Orang akan merasa menjadi bagian dari milis bila semakin banyak bertukar pengetahuan. Walau hal-hal yang dibicarakan dalam diskusi atau milis merupakan informasi yang mungkin tidak terlalu penting sifatnya, tapi yang lebih penting adalah orang merasa menjadi bagian dari sebuah jaringan. Orang dapat tukar-menukar informasi dan pengetahuan dalam diskusi, dialog, atau milis.
Jaringan adalah bentuk-bentuk tacit dari hubungan antarmanusia. Jaringan sendiri tidak mengandung pengetahuan yang terinci atau sistematis, karena kalau terinci dan sistematis akan tersimpan dalam bentuk dokumen yang baik. Kegiatan-kegiatan ini disebut upaya-upaya untuk mengembangkan tacit yang dibagi bersama. Seringkali pengetahuan tersebut terbentuknya di luar diskusi atau milis. Setelah berdiskusi atau tukar informasi melalui milis, masing-masing orang mengambil kesimpulan sendiri ketika dia kembali ke dunianya masing-masing. Ketika dia mengambil pengetahuan menjadi milik pribadi inilah yang disebut proses internalisasi. Jadi, dia menjadikannya memasukkan pengetahuan yang tadinya milik bersama di dalam dikusi milis menjadi bagian dirinya.
Sedangkan proses berdiskusi, percakapan, ngomong-ngomongnya disebut proses sosialisasi. Ketika orang menulis, bercicara, dan mengeluarkan apa yang diketahuinya, proses ini disebut eksternalisasi. Lalu, apabila diskusi atau milis itu menyebabkan orang-orang saling berkontak dan berhubungan lebih jauh satu sama lain, proses ini disebut koneksi. Wallahualam bish ash-showab.
Yossy Suparyo, Staf manajemen pengetahuan Combine Resource Institution
Unduh 