Manajemen Perpustakaan

1. Pengertian

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung dengan manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah para upaya pencapaian tujuan yang telah dicanangkan.

Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya dengan baik dan benar.

Manajemen adalah merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner). Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan tidaka baik, maka proses manajemen secara keseluruhan tidak lancer, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan mengalami kegagalan.

Dalam penerapannya di perpustakaan, Bryson (1990) menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian. Dari pengertian ini, ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya manusia, dan sumber-sumber nanmanusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem, fisik, perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi.

Elemen-elemen tersebut dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang diharapkan mampu mengahsilkan produk berupa barang atau jasa yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat pengguna.

2. Struktur Organisasi Perpustakaan

Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi, yang didalamnya terdapat pembagian tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda. Oleh karena itu struktur organisasi yang baik akan mencakup unsure-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi, sentralisasi, dan koordinasi.

Perpustakaan sebagai lembaga informasi dalam menyusun struktur organisasinya mencakup beberapa elemen antar lain : unsur pimpinan, unsur administrasi, unsur layanan, yang masing-masing mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda namun mempunyai hubungan yang erat satu sama lain (satu komando).

1. Anggaran

Perpustakaan merupakan lembaga nirlaba yang kegiatannya semata-mata untuk kepentingan social menunjang kegiatan belajar mengajar, bukan untuk mencari keuntungan, sudah barang tentu merupakan unit yang selalu mengeluarkan uang bukannya unit yang menghasikan uang.

Hal lain yang perlu diperhatikan, bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang berkembang, baik koleksi, jasa dan manusianya, karena itu perpustakaan dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Untuk mencukupi kebutuhan anggaran, perpustakaan dapat meraihnya melalui berbagai sumber :

1. Anggaran dari lembaga induk
2. Anggaran DIP (daftar isian proyek) dari pemerintah pusat
3. Anggaran dari sponsor atau hibah bersaing
4. Uang iuran dari anggota
5. Penghasilan dari jasa informasi
6. Sumbangan dari pemerintah maupun swasta
7. Uang denda keterlambatan
8. Dan lain-lain

2. Pengolahan bahan pustaka

Perpustakaan memiliki fungsi sebagai lembaga pelayanan informasi (information service) bertindak sebagai penghubung antara dua dunia, yaitu masyarakat sebagai pengguna dan sumber-sumber informasi, baik cetak maupun non cetak. Oleh karena itu setiap bahan pustaka atau informasi yang dibutuhkan oleh pengguna sedapat mungkin harus disediakan oleh perpustakaan. Disamping itu perpustakaan harus mampu menjamin bahwa setiap informasi atau koleksi yang berbentuk apapun mudah diakses oleh semua masyarakat yang memerlukan.

Agar informasi atau bahan pustaka di perpustakaan dapat dimanfaatkan atau diketemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan system pengelolaan dengan baik dan sistematis yang biasa disebut dengan kegiatan pengolahan (processing of library materials) atau pelayanan teknis (technical service). Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan biasanya mencakup beberapa kegiatan : Pembinaan dan pengembangan koleksi, Inventarisasi, Katalogisasi, Klasifikasi, dan Kelengkapan fisik buku.
Pembinaan dan Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi (collection development) merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan kebutuhan pemakai dengan rekaman informasi dalam lingkungan perpustakaan yang mencakup kegiatan : penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan koleksi, pengadaan koleksi, penyiangan koleksi, serta evaluasi pendayagunaan koleksi.
Inventarisasi

Bahan pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan, baik yang diperoleh dengan cara pembelian, hadiah, hibah, tukar menukar atau pinjam meminjam, harus dicatat ke dalam buku induk atau buku inventarisasi perpustakaan, hal ini dimaksudkan untuk memudahkan dalam menyusun laporan mengenai perkembangan koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Adapun kegiatan inventarisasi ini mencakup memasukkan ke buku induk, dan memberikan stempel kepemilikan (hak milik).

Katalogisasi

Perpustakaan sebagai suatu system informasi berfungsi menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk serta pengaturannya sedemikian rupa, sehingga informasi yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu informasi yang ada diperpustakaan perlu diproses dengan system katalogisasi (cataloging).

Adapun system katalogisasi yang dikembangkan mengalami berbagai tahapan penyeragaman peraturan katalogisasi. perkembangan terakhir yang sampai sekarang masing digunakan untuk pedoman katalogisasi secara internasional adalah : Anglo American Cataloguing Ruler 2 : Revised ( 1988 )/ AACR2R.

Sedangkan perpustakaan mempunyai bentuk fisik catalog yang bermacam-macam:

1. Katalog Kartu (Card Catalog) ukuran 7,5cm x 12,5 cm
2. Katalog Berkas (Sheaf Catalog) ukuran 10 cm x 20 cm
3. Katalog Cetak atau Katalog Buku (Printed Catalog)
4. Katalog OPAC (Online Public Access Catalog).

Sedangkan untuk jenis catalog perpustakaan ada beberapa jenis:

1. Katalog Shelflist
2. Katalog Pengarang
3. Katalog Judul
4. Katalog Subyek

Klasifikasi

Koleksi perpustakaan akan tampak rapi dan mudah diketemukan apabila dikelompokkan menurut sistem tertentu, pengelompokan dapat berdasarkan pada jenis, ukuran (tinggi, pendek, besar, dan kecil), warna, abjad judul, abjad pengarang (klasifikasi artificial) dan bisa juga menggunakan sistem pengelompokan berdasarkan subyek ( klasifikasi fundamental).

Sebagian besar perpustakaan dalam mengelompokkan bahan pustakanya menggunakan system klasifikasi fundamental, dimana dengan istem ini koleksi akan mengelompok sesuai dengan disiplin ilmu pengetahuan, dan dengan system ini akan memudahkan penemuan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan.

Adapun system klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan pada umumnya adalah DDC (Dewey Decimal Classification) dan UDC (Universal Decimal Classification).

1. DDC (Dewey Decimal Classification)

DDC mencakup keseluruhan ilmu pengetahuan yang dibuat dalam susunan yang sistematis dan teratur. Pembagian ilmu pengetahuan dimulai dari yang bersifat umum ke yang bersifat khusus, dengan demikian DDC pembagiannya terdiri dari 10 kelas utama, 100 divisi, 1000 seksi, dan 10.000 sub seksi.

Berikut pembagian subyek dalam system DDC :

000 = Karya Umum

100 = Filsafat

200 = Agama

300 = Ilmu Sosial

400 = Bahasa

500 = Ilmu Murni

600 = Ilmu Terapan

700 = Seni dan Olah Raga

800 = Kesusasteraan

900 = Sejarah dan Geografi

2. UDC (Universal Decimal Classification)

Sistem ini meerupakan penyederhanaan dan perluasan system DDC. Sistem ini juga mencakup semua cabang ilmu pengetahuan yang dibagi menjadi sepuluh cabang. Berikut pembagian cabang dalam UDC :

0 = Karya Umum

1 = Filsafat, metafisika, logika

2 = Agama

3 = Ilmu Sosial

4 = Bahasa/Filologi

5 = Ilmu Murni

6 = Ilmu Terapan

7 = Seni , Olah Raga dan arsitektur

8 = Kesusasteraan

9 = Sejarah , Geografi, dan biografi

Selain pembagian cabang ini, system UDC masih dibantu dengan symbol-simbol pembantu mislanya : + , : , =, (0…).

Kelengkapan Fisik Buku

Bahan pustaka yang telah melalui proses invertarisasi, katalogisasi dan klasifikasi, langkah selanjutnya perlu dibuatkan perlengkapan fisik buku, hal ini dimaksudkan agar bahan pustaka yang disajikan dapat ditata di rak sedemikian rupa, sehingga dapat dimanfaatkan dengan mudah dan baik. Adapun jenis perlengkapan fisik buku antara lain : 1). Label Buku , ditempel di punggung buku bagian bawah, dengan ukuran 3 cm x 4 cm ; 2). Lembar Tanggal Kembali (date due slip), ditempel pada halaman terakhir ; 3). Kartu Buku, diletakkan pada halaman terakhir atau bagian dalam sampul buku ; 4). Kantong Kartu Buku, ditempel dibagian akhir halaman buku untuk menempatkan kartu buku.

3. Pelayanan Pemakai

Pelayanan pemakai merupakan kegiatan memberikan layanan informasi kepada pengguna perpustakaan dengan menggunakan prinsip-prinsip dasar sebagai berikut:

1. Pelayanan bersifat Universal, layanan tidak hanya diberikan kepada individu-individu tertentu, tetapi diberikan kepada pengguna secara umum.
2. Pelayanan berorientasi pada pengguna, dalam arti untuk kepentingan para pengguna, bukan kepentingan pengelola.
3. Menggunakan disiplin, untuk menjamin keamanan dan kenyamanan dalam memanfaatkan perpustakaan.
4. System yang dikembangkan mudah, cepat, dan tepat.

Sedangkan jenis Pelayanan Pemakai meliputi berbagai kegiatan, yang antara lain :

• Pelayanan Sirkulasi
• Pelayanan Referensi
• Pelayanan Pendidikan Pemakai
• Pelayanan Penelusuran Informasi
• Penyebarluasan Informasi

A. Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan lansung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan , baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai. Kegiatan sirkulasi sering dianggap sebagai ujung tombak atau tolok ukur keberhasilan perpustakaan, karena bagian ini rutinitas kegiatannya berhubungan dengan pemakai.

Jenis pekerjaan bagian Pelayanan Sirkulasi sebagai berikut:

• Pendaftaran anggota
• Peminjaman
• Pengembalian
• Perpanjangan
• Penagihan
• Pemungutan denda
• Pemberian Sanksi
• Statistik
• Bebas Perpustakaan
• Peraturan Perpustakaan

Sistem penyelenggaraan kegiatan layanan sirkulasi ada dua yait :

• Sistem terbuka (open access), memungkinkan pengguna memilih dan mengambil koleksi di rak secara bebas tanpa melalui petugas.
• Sistem tertutup (close access), pengguna didalam memanfaatkan koleksi di rak harus melalui petugas.

Jenis Koleksi yang disirkulasikan:

• Koleksi umum
• Kolekesi referensi
• Koleksi cadangan
• Koleksi berkala/majalah/jurnal/surat kabar
• Koleksi penerbitan pemerintah
• Koleksi audio visual

B. Pelayanan Referensi

Pelayanan Referensi merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan informasi secara langsung maupun tidak langsung kepada pengguna, dengan mengacu atau menunjuk kepada suatu koleksi atau sumber infomasi yang ada dan dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pengguna perpustakaan.

Macam-macam Koleksi Referensi:

1. Kamus
2. Ensiklopedi
3. Direktori
4. Indeks dan Abstrak
5. Sumber Geogarfi
6. Biografi
7. Buku Tahunan (Year Book)
8. Buku Pegangan/Pedoman (Handbook)
9. Bibliografi
10. Terbitan Pemerintah (UU, PP)

C. Pelayanan Pendidikan Pemakai

Pelayanan Pendidikan Pemakai merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan bimbingan kepada pemakai tentang bagaimana cara memanfaatkan fasilitas perpustakaan dengan baik dan benar. Hal lain yang diharapkan dari pengelola perpustakaan adalah optimalisasi pemanfaatan fasilitas dan layanan perpustakaan. Adapun bentuk dan cara menyampaikan pendidikan pemakai, ada beberapa bentuk dan cara :

1. Ceramah Umum
2. Bimbingan kelompok
3. Brosur/leaflet/buku petunjuk
4. CD interaktif
5. Tour de Library

Kemudian waktu pelaksanaan pendidikan pemakai, ada beberapa pilihan :

1. Periodik (terjadwal), setiap bulan, setiap semester, setiap tahun.
2. Insidental (spontanitas), disesuaikan dengan permintaan

D. Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi

Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi merupakan kegiatan Pelayanan Pemakai dengan cara memberitahukan kepada khalayak perihal fasilitas atau berbagai macam informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. Dimaksudkan agar informasi atau fasilitas yang ada si perpustakaan dapat diketahui oleh pengguna dan dimanfaatkan secara oftimal. Adapun media yang dapat dijadikan alat penyebarluasan informasi antara lain :

• Daftar Tambahan Buku
• Bibliografi
• Indeks dan Abstrak
• Brosur/leaflet
• Email
• Website

6. Penutup

Demikian makalah yang dapat kami sampaikan, karena keterbatasan pengetahuan kami, sehingga makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, untuk itu kritik dan saran sangat kami harapkan dari berbagai pihak yang membaca makalah ini, untuk perbaikan dimasa-masa mendatang. Walaupun makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, harapan kami semoga bermanfaat bagi para pembaca.

7. Daftar Bacaan

1. SIREGAR, A. Ridwan. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan : USU Press, 2004.

2. KOSWARA, E. Dinamika Informasi dalam Era Global. Bandung : Remadja Rosdakarya, 1998.

3. QALYUBI, Syihabuddin. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta : IAIN Sunan Kalijaga, 2003.

4. BASUKI, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia, 1991.

5. LASA Hs. (dkk). Pengaruh Model Kepemimpinan dan Manajemen terhadap Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi. Berkala Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Vol. I, Nomor 2, 2004.