Strategi Manajemen Pengetahuan di Ornop

Sejak 1980an, para pelaku dunia usaha menyadari kunci penentu kemenangan dalam berkompetisi adalah berpikir kreatif dan bertindak kolektif. Persoalan yang dihadapi di era kekinian semakin rumit sehingga sangat mustahil bisa diselesaikan sendiri.

Abad ini juga bukan era yang ramah bagi mereka yang sekadar berbekal kekuatan semata, kecerdasaan dan kreativitas sangat diperlukan.  Hal itu berlaku juga pada pada dunia nirlaba, khususnya organisasi nonpemerintah (ornop). Sejumlah ornop di Indonesia mulai risau dengan menurunnya jumlah lembaga donor dan besaran donasi yang menurun tajam. Meski ornop merupakan lembaga yang berteriak keras tentang kemandirian dan tolak ketergantungan, pada kenyataannya mereka merupakan lembaga yang paling rentan atas situasi ini. Selain itu,mereka masih harus bersaing dengan sesama ornop sehingga acapkali mereka memilih tindakan yang lebih pragmatis untuk bertahan hidup.

Salah satu terobosan penting yang patut dipertimbangan oleh ornop yang berada dalam situasi ini adalah mendayagunakan seluruh sumber daya yang mereka miliki, baik yang bersifat teraga (tangible) dan tidak teraga (ingatible). Sumber daya yang bersifat teraga bisa berupa gedung, finansial, perlengkapan perkantoran, dan infrastruktur fisik lainnya. Inventarisasi aset yang bersifat teraga relatif mudah dilakukan karena cukup mengandalkan catatan aset, buku kas, dan buku inventasisasi barang.

Sumber daya yang bersifat tidak teraga maujud dalam pengetahuan, pengalaman, dan kepercayaan para mitra atas mereka. Tak banyak lembaga yang mampu mengelola aset ini, karena mereka masih terbelenggu dengan cara pandang manajemen modern yang cenderung bergerak di kapitalisasi modal yang sifatnya teraga. Konsep ekonomi pengetahuan belum banyak diketahui oleh ornop, meski mereka banyak bergelut dalam urusan penyadaran, pengingkatan kemampuan, dan advokasi kebijakan publik.

Manajemen Pengetahuan di Ornop

Bagi ornop yang tengah menghadapi situasi “galau” di atas, Anda bisa melirik atau mempelajari tindakan yang diambil oleh Yayasan Krida Paramita (YKP) Surakarta. YKP merupakan ornop generasi pertama di Indonesia, lembaga ini didirikan pada 20 Mei 1989 oleh sekelompok orang yang memiliki minat pelayanan pada masyarakat melalui pengembangan sanitasi masyarakat. Program-program yang pernah mereka lakukan antara lain pengembangan sanitasi masyarakat, hubungan bank dengan kelompok swadaya masyarakat, promosi kesehatan terpadu, dan pengembangan ekonomi kerakyatan.

Tata kelola pengetahuan juga dapat dilakukan dengan cara melakukan analisis ulang pada pengetahuan yang dimiliki untuk disesuaikan dengan kondisi lembaga dan lingkungan terbaru. Tingkat pengolahan pengetahuan akan menunjukkan seberapa besar lembaga serius menghadapi dan menjawab pelbagai tantangan yang dihadapi.

Salah satu cara untuk mengecek pengelolaan pengetahuan yang dilakukan oleh Ornop bisa melalui peneraan individu para pegiatnya. Strategi ini dilakukan oleh YKP Surakarta dengan menghadirkan dukungan dari luar. Setiap pegiat menjelaskan capaian-capaian kerja pada bidang-bidang pekerjaan mereka. Sebagai contoh,YKP Surakarta memilih empat bidang utama yang mereka geluti, yaitu (1) pengorganisasian masyarakat, (2) penanganan kekerasan terhadap perempuan atau crisis center, (3) advokasi kebijakan publik, dan (4) pengembangan ekonomi perempuan.

Peneraan individu bisa dilakukan dengan strategi metaplan, di mana setiap pegiat menuliskan pendapatnya di kartu-kartu meta. Setelah itu, setiap individu menjelaskan pendapatnya secara bergiliran. Setelah itu, fasilitator bisa mengambil kata-kata kunci atau pernyataan untuk menyimpulkan proses itu.

Tahap selanjutnya, peserta diajak untuk melakukan verifikasi atas hasil di atas. Caranya, peserta diajak untuk menggunakan fasilitas mesin mesin pencari di dunia  internet, misalnya Google, Yahoo, dan lainnya. Lalu, peserta diajak mengecek nama organisasi mereka di mesin pencari, misalnya ketik: Yayasan Krida Paramita

Setelah melihat hasil pencarian Google, tanyakan apakah klaim-klaim kinerja mereka sudah muncul atau belum. Apakah tautan yang diberikan oleh mesin pencari sudah menampilkan citra lembaga yang mereka bayangkan? Ajak peserta menyelidiki faktor-faktor penyebab hal itu terjadi.

Untuk menajamkan isu, kita bisa menggunakan teknik Boolean Logic untuk melakukan kombnasi pencarian. Boolen Logic terdiri dari AND, OR, NOT. Gunakan tanda petik (“bla bla”) untuk menyatukan kosakata pencarian yang terdiri lebih dari satu kata. Misalnya, “Yayasan Krida Paramita” + “ekonomi perempuan”. Hasilnya bisa dilihat seperti gambar di bawah ini.

Dari teknik di atas kita bisa menggambarkan dinamika pengetahuan yang dikelola oleh YKP Surakarta. Ilmu yang mengkaji urusan tersebut namanya manajemen pengetahuan (knowledge management). Manajemen pengetahuan adalah sebuah proses untuk menciptakan, mengelola, dan mengaplikasikan pengetahuan demi tumbuhnya parade inovasi.

Dalam kajian manajemen pengetahuan, kita bisa mengklasifikasikan pengetahuan dalam dua jenis, yaitu pengetahuan tacit (tacit knowledge) dan pengetahuan eksplisit (explicit knowledge). Pengetahuan tacit adalah jenis pengetahuan yang relatif lebih sulit dijabarkan dengan rangkaian kata-kata. Seringkali pengetahuan yang amat mendalam dan menempel dalam otak seseorang tidak terlalu mudah untuk ditiru. Pengetahuan eksplisit merupakan pengetahuan yang telah dijabarkan dalam rangkaian kata-kata atau formula dan langsung dapat ditransfer secara lengkap kepada orang lain.

Tugas manajemen pengetahuan adalah memastikan kedua jenis pengetahuan itu, baik yang bersifat eksplisit maupun tacit, dapat dipelihara, terus dikembangkan, dan kemudian diterapkan untuk menghasilkan performa kerja yang unggul. Seseorang atau organisasi yang berhasil menerapkan manajemen pengetahuan biasanya mampu melenggang menuju jalan kemenangan. Sebaliknya, organisasi yang lamban dalam mengakuisisi pengetahuan mutakhir acapkali tergelincir dalam tebing kekalahan.